第七章 工程建设文件档案资料管理

发布于:2021-10-16 23:05:18

第七章 工程建设文件档案资料管理 闵涛

[本章能力目标]
? 本章主要内容涉及实际工作中的工程建设资 料管理。工程文件档案资料管理非常重要, 且在实际工作中会经常接触到,因而须熟练 掌握有关内容。

[本章知识目标及学*要求]
? 了解 工程建设文件档案资料的概念、分类及 其管理职责;
? 熟悉 工程建设档案的编制质量要求与组卷的 方法,工程建设监理文件档案资料的管理 ;
? 掌握 工程建设档案资料的验收与*唬こ 建设监理文件表格体系和主要文件档案 。

[本章重点、难点]
? 工程建设档案的编制质量要求与组卷的 方法。
? 工程建设档案资料的验收与*弧 ? 工程建设监理文件档案资料管理 。

第一节 工程建设文件档案资料管理概述
一、工程建设文件档案资料概念与特征 (一)概念 1、工程建设文件 ? 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录。 2、工程建设档案 ? 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值
的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。 3、工程建设文件档案资料 ? 载体形式:纸质、光盘、磁性材料等。

一、工程建设文件档案资料概念与特征
(二) 工程建设文件档案资料特征 1、分散性和复杂性 ? 多层次、多环节、相互关联。 2、继承性和时效性 3、全面性和真实性 4、随机性 5、多专业性和综合性

一、工程建设文件档案资料概念与特征
(三) 工程文件归档范围 ? 执行现行的《工程建设文件归档整理规
范》(GB/T50328-2001)(以下简称 《规范》)。 ? 工程文件分五大类:工程准备阶段的文 件、监理文件、施工文件、竣工图、竣 工验收文件。

二、工程建设文件档案资料管理职责
? 归档的含义: ? 一是向本单位档案管理机构*唬 ? 二是勘察设计、施工、监理等单位将各
自形成的文件向建设单位档案管理机构 *唬 ? 三是建设单位按照现行规范的要求,汇 总后向地方城建档案管理部门*弧

二、工程建设文件档案资料管理职责
(一) 各参建单位的职责 1、共同职责 1)工程建设档案应依据施工及验收规范、 工程合同、设计文件、工程施工质量验 收统一标准等。 2)工程档案资料应与工程进度同步,并 按专业归类,采用统一格式的表格。

二、工程建设文件档案资料管理职责
3)工程档案资料应分级管理 ? 技术负责人负责本单位工程档案资料的全
过程组织及审核工作; ? 资料员负责工程档案资料的收集、整理工
作。 2、建设单位职责 1)与勘察设计、监理、施工等单位签订合
同时,应对工程文件的套数、质量、* 时间等提出明确要求。

二、工程建设文件档案资料管理职责
2)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单 位立卷归档的工程档案。
3)在组织工程竣工验收前,应提请当地城建 档案管理部门对工程档案进行预验收;未 取得工程档案验收认可文件,不得组织工 程竣工验收。
4)对列入当地城建档案管理部门接收范围的 工程,应在工程竣工验收3个月内,*灰 套符合规定的工程文件档案。

二、工程建设文件档案资料管理职责
5)必须向参与各方提供与工程建设有关的原 始资料,原始资料必须真实、准确、齐全。 3、监理单位职责 1)应设专人负责监理资料的收集、整理和 归档工作。 2)对施工单位的工程文件的形成、积累、 立卷归档进行监督、检查。

二、工程建设文件档案资料管理职责
2)对施工单位的工程文件的形成、积累、 立卷归档进行监督、检查。
3)编制的监理文件的套数、提交内容、提 交时间,应按照《规范》和各地城建档 案管理部门的要求编制*磺宓ィ 方签字、盖章后及时*唤ㄉ璧ノ唬 建设单位收集和汇总。

二、工程建设文件档案资料管理职责
4、施工单位职责 1)应设专人负责收集和整理工程项目的施 工文件。 2)总包单位负责收集、汇总各分包单位形 成的工程档案,并及时向建设单位*弧 3)按要求在竣工前将施工文件整理汇总完 毕,再*唤ㄉ璧ノ唤泄こ炭⒐ぱ槭铡 4)负责编制的施工文件的套数不得少于地 方城建档案管理部门要求。

二、工程建设文件档案资料管理职责
5、地方城建档案管理部门职责 1)负责接收和保管所辖范围应当永久和 长期保存的工程档案和有关资料。 2)列入报送工程档案范围的工程项目, 其竣工验收应参加并负责对*坏墓こ 档案进行验收。

三、工程建设档案编制质量要求与组卷方法
(一) 归档文件的质量要求 1)归挡的工程文件一般应为原件。 2)工程文件应采用耐久性强的碳素墨水书 写。 3)工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表 整洁,签字盖章手续完备。 4)工程文件中文字材料宜为 A4(70g)幅 面;图纸宜采用国家标准图幅。

三、工程建设档案编制质量要求与组卷方法
5)图纸一般采用蓝图,竣工图应是新(蓝) 图,不得使用图纸复印件。
6)所有竣工图均应加盖竣工图章。 7)利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修
改依据;凡施工图结构、工艺、*面布置等 有重大改变,或变更部分超过图面1/3 的, 应当重新绘制竣工图。(竣工图要求)

三、工程建设档案编制质量要求与组卷方法
8)不同幅面的工程图纸应按规定统一折叠成 A4 幅面,图标栏露在外面。
9)工程文件应采用打印的形式并使用档案规 定用笔,手工签字,在不能够使用原件时, 应在复印件或抄件上加盖*并注明原件保 存处。

三、工程建设档案编制质量要求与组卷方法
(二) 归档工程文件的组卷要求 1、立卷的原则和方法
1)工程文件应按单位工程组卷。 2)立卷的方法: (1)工程文件按五大类进行分类组卷; (2)监理文件按单位工程、分部工程、专 业、阶段等组卷;

三、工程建设档案编制质量要求与组卷方法
(3)施工文件按单位工程、分部工程、专业、 阶段等组卷;
(4)竣工图按单位工程、专业等组卷; (5)竣工验收文件按单位工程、专业等组卷; 3)立卷过程中宜遵循下列要求: (1)案卷不宜过厚,一般不超过40mm; (2)案卷内不应有重复文件,不同载体的文件
一般应分别组卷。

三、工程建设档案编制质量要求与组卷方法
2、卷内文件的排列 1)文字材*词孪睢⒆ㄒ邓承蚺帕 ? 按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后, 主件在前、附件在后的顺序排列。 2)图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排 列。 3)既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排 前,图纸排后。

三、工程建设档案编制质量要求与组卷方法
3、案卷的编目 1)编制卷内文件页号应符合下列规定: (1)每卷单独编号,卷内文件从有书写内容 的页面开始编号。 (2)页号编写位置:单页书写的文字在右下 角;双面书写的文件,正面在右下角,背面 在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。 (3)成套图纸或自成一卷的文件材料,原目 录可代替卷内目录,不必重新编写页码。

三、工程建设档案编制质量要求与组卷方法
(4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编 写页号。
2)卷内目录的编制应符合下列规定: (1)卷内目录式样宜符合《规范》中附录B
的要求。 (2)序号应以一份文件为单位,用阿拉伯数
字从“1”开始依次标注。 (3)进行文件编号时,应填写工程文件原有
的文号或图号。

三、工程建设档案编制质量要求与组卷方法
(4)文件题名的填写应按照文件标题的全称 进行。
(5)日期填写应以文件形成的日期为准。 (6)页次应填写文件在卷内所排列的起始页
号,最后一份文件填写起止页号。 (7)卷内目录排列在卷内文件之前。

三、工程建设档案编制质量要求与组卷方法
3)卷内备考表的编制应符合下列规定: (1)卷内备考表的式样宜符合《规范》中
附录C的要求。 (2)卷内备考表主要标明卷内文件的总页
数、各类文件数(照片张数),以及立卷 单位对案卷情况的说明。 (3)卷内备考表排列在卷内文件的尾页之 后。

三、工程建设档案编制质量要求与组卷方法
4)案卷封面的编制应符合下列规定: (1)案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面,
也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符 合《规范》中附录D的要求。 (2)案卷封面的内容应包括:档号、档案馆 代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密 级、保管期限、共几卷、第几卷。 (3)案卷题名应包括工程名称、专业名称、 卷内文件的内容。

三、工程建设档案编制质量要求与组卷方法
(4)保管期限 ? 永久 指工程档案需永久保存。 ? 长期 指工程档案的保存期等于该工程的使用
寿命。 ? 短期 指工程档案保存20年以下。 (5)工程档案套数一般不少于两套原件,一套
由建设单位保管,另一套要求*坏钡爻墙 档案管理部门保存。 5)卷内目录、卷内备考表、卷内封面应采用A4 (70g)幅面。

四、工程建设档案验收与*
(一) 工程建设档案验收 1、验收条件
? 列入城建档案管理部门档案接收范围的 工程,建设单位在组织工程竣工验收前, 应提请城建档案管理部门对工程档案进 行预验收。建设单位未取得城建档案管 理部门出具的认可文件,不得组织工程 竣工验收。

四、工程建设档案验收与*
2、验收内容及要求 1)工程档案分类齐全、系统完整; 2)工程档案的内容真实、准确; 3)工程档案的立卷符合《规范》的规定; 4)竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业 技术要求,图面整洁,盖有竣工图章; 5)要求单位或个人签章的文件,其签章手续 完备; 6)文件材质、幅面、书写等符合要求。

四、工程建设档案验收与*
(二) 工程建设档案* 1)建设单位在工程竣工验收后3个月内向城建 档案管理部门*灰惶追瞎娑ǖ墓こ痰蛋浮 2)建设单位向城建档案管理部门*还こ痰蛋 时,应办理*皇中钚匆*荒柯迹角 字、盖章后交接。 3)施工单位、监理单位等应在工程竣工验收前 将工程档案按合同规定的时间、套数*桓 设单位,办理*皇中

五、工程建设档案的分类
(一) 工程准备阶段文件 1)立项文件 2)建设用地、征地、拆迁文件 3)勘察、设计文件 4)招投标及合同文件 5)开工审批文件 6)财务文件 7)建设、施工、监理机构及负责人

五、工程建设档案的分类
(二) 监理文件 1)监理规划 2)监理月报中的有关质量问题记录 3)监理会议纪要中的有关质量问题记录 4)进度、质量、造价控制文件 5)分包资质文件 6)监理通知及回复文件 7)合同及其他事项管理文件 8)监理工作总结文件

五、工程建设档案的分类
(三) 施工文件 1、建筑安装工程 1)土建工程 (1)施工技术准备文件:施工组织设计,技术 交底,图纸会审记录等。 (2)施工现场准备:工程定位测量,基槽开挖 放线测量等。 (3)地基处理记录:验槽记录,试桩记录等。

五、工程建设档案的分类
(4)工程图纸变更记录:图纸会审,设计变更, 工程洽商等。
(5)施工材料、预制构件质量证明文件及复试 试验报告。
(6)施工试验记录:砂浆(试块)抗压强度试 验报告,混凝土抗渗试验报告,商品混凝土 复试报告,钢筋接头(焊接)试验报告,防 水工程试水检查记录等。
(7)隐蔽工程检查记录:基础和主体结构钢筋 工程,钢结构工程,防水工程。

五、工程建设档案的分类
(8)施工记录:工程定位测量检查记录,冬施 混凝土搅拌(养护)测温记录。
(9)工程质量事故处理记录。 (10)工程质量检验记录:检验批、分项、分部
工程质量验收记录,基础、主体工程验收记录。 (11)竣工图。 (12)竣工验收文件:单位工程质量竣工验收记
录,竣工验收报告,竣工验收备案表,工程质 量保修书。

五、工程建设档案的分类
2)机电设备安装工程 (1)一般施工记录:施工组织设计,技术交底,
施工日志。 (2)图纸变更记录:图纸会审,设计变更,工
程洽商。 (3)设备质量检查、安装记录:质量合格证,
设备说明书、开箱报告,设备安装记录,设 备试运行记录。 (4)预检记录。

五、工程建设档案的分类
(5)隐蔽工程检查记录。 (6)施工试验记录:电气照明、动力、给
排水、消防、采暖、通风、空调、燃气 等系统调试、试运行记录; 电梯接地电 阻、绝缘电阻测试记录,空载、半载、 满载、超载试运行记录,*衡、运速、 噪声调整试验报告。 (7)质量事故处理记录。

五、工程建设档案的分类
(8)工程质量检验记录。 (9)竣工图。 (10)竣工验收文件。 3)室外工程 (1)室外安装; (2)室外建筑环境。

五、工程建设档案的分类
2、市政基础设施 ? 包括:道路、桥梁、广场、隧道、铁路、
公路、航空、水运、地下铁道等轨道交 通、地下人防、水利、排水、供水、供 热、供气、电力、电讯等地下管线、高 压架空输电线、污水处理、垃圾处理厂 等工程。

第二节 工程建设监理文件档案资料管理
一、监理文件档案资料管理的基本概念及意义 (一) 概念 ? 对与监理相关的文件和档案进行收集积累、 加工整理、立卷归档和检索利用等一系列工 作。 (资料管理员) (二) 意义 (三) 传递流程 ? 所有的文件档案资料进出只有一个通道。

二、工程建设监理文件档案资料管理
(一) 监理文件和档案的收文与登记 ? 在收文登记表上进行分类登记。 ? 应记录:文件名称、文件摘要信息、文
件的发放单位(部门)、文件编号以及 收文日期。 ? 追溯性,如原件的保存处。 ? 完备性。 (二) 监理文件档案资料传阅与登记

二、工程建设监理文件档案资料管理
(三) 监理文件资料发文与登记 (四) 监理文件档案资料分类存放 ? 按顺序将每个文件夹与各类文件一一对应。 ? 按类保存,A为“类号”-1、 -2 、-3 、……
为“分类号”。 ? 如:合同文件(A类) ? 委托监理合同(包括监理招投标文件) (A-1)

二、工程建设监理文件档案资料管理
(五) 监理文件档案资料归档 ? 监理文件有10大类27个,要求在不同的单位
归档保存: 一、监理规划 1) 监理规划(建设单位长期保存,监理单位
短期保存,送城建档案部门保存); 2) 监理实施细则(建设单位长期保存,监理 单位短期保存,送城建档案部门保存);

二、工程建设监理文件档案资料管理
3) 监理部总控制计划(建设单位长期保存, 监理单位短期保存)。
二、监理月报中的有关质量问题 ? 由建设单位长期保存,监理单位长期保
存,送城建档案部门保存。 三、监理会议纪要中的有关质量问题 ? 建设单位长期保存,监理单位长期保存,
送城建档案部门保存。

二、工程建设监理文件档案资料管理
四、进度控制 1)工程开工/复工审批表(建设单位长期保 存,监理单位长期保存,送城建档案部门 保存); 2)工程开工/复工暂停令(建设单位长期保 存,监理单位长期保存,送城建档案部门 保存)。

二、工程建设监理文件档案资料管理
五、质量控制 1)不合格项目通知(建设单位长期保存, 监理单位长期保存,送城建档案部门保 存; 2)质量事故报告及处理意见(建设单位 长期保存,监理单位长期保存,送城建 档案部门保存)。

二、工程建设监理文件档案资料管理
六、造价控制 1)预付款报审与支付(建设单位短期保存); 2)月付款报审与支付(建设单位短期保存); 3)设计变更、洽商费用报审与签认(建设单位 长期保存); 4)工程竣工决算审核意见书(建设单位长期保 存,送城建档案部门保存)。

二、工程建设监理文件档案资料管理
七、分包资质 1)分包单位资质材料(建设单位长期 保存); 2)供货单位资质材料(建设单位长期保 存); 3)试验等单位资质材料(建设单位长期 保存) 。

二、工程建设监理文件档案资料管理
八、监理通知 1)有关进度控制的监理通知(建设单位、 监理单位长期保存); 2) 有关质量控制的监理通知(建设单位、 监理单位长期保存); 3)有关造价控制的监理通知(建设单位、 监理单位长期保存)。

二、工程建设监理文件档案资料管理
九、合同与其他事项管理
1)工程延期报告及审批(建设单位永久保存, 监理单位长期保存,送城建档案部门保存); 2)费用索赔报告及审批(建设单位、监理单 位长期保存); 3)合同争议、违约报告及处理意见(建设单 位永久保存,监理单位长期保存,送城建档案 部门保存); 4)合同变更材料(建设单位、监理单位长期 保存,送城建档案部门保存)。

二、工程建设监理文件档案资料管理
十、监理工作总结
1)专题总结(建设单位长期保存,监理单 位短期保存); 2)月报总结(建设单位长期保存,监理单 位短期保存); 3)工程竣工总结(建设单位、监理单位长 期保存,送城建档案部门保存); 4)质量评估报告(建设单位、监理单位长 期保存,送城建档案部门保存)。

第三节 监理表格体系和主要文件档案
一、工程建设监理的表格体系 (一)承包单位用表(A类表) ? 共10个表(A1~A10)。 1、工程开工/复工报审表(Al) ? 开工应具备的条件: 1)已办理施工许可证; 2)征地拆迁工作已完成;

一、工程建设监理的表格体系
3)施工组织设计已批准; 4)测量控制桩、线已查验合格; 5)承包单位项目经理部现场施工人员和机 具设备已进场,主要工程材料已落实; 6)施工现场“三通一*”己满足开工要求。 ? 对应“工程暂停令(B2)”。

一、工程建设监理的表格体系
2、 施工组织设计(方案)报审表(A2) ? 审核的主要内容为: 1)是否有承包单位技术负责人签字; 2)是否符合施工合同要求; 3)施工总*面图是否合理; 4)施工部署是否合理,施工方法是否可行,
质量保证措施是否可靠并具有针对性;

一、工程建设监理的表格体系
5)工期安排是否能够满足施工合同要求,进度计 划是否能保证施工的连续性和均衡性,施工所需 人力、材料、设备与进度计划是否协调; 6)质量管理体系、技术管理体系、质量保证体系 是否健全; 7)安全、环保、消防和文明施工措施是否符合有 关规定; 8)季节施工、专项施工方案是否可行、合理和先 进。

一、工程建设监理的表格体系
3、分包单位资格报审表(A3) ? 审核的主要内容有: 1)分包单位资质(营业执照、资质等级); 2)分包单位业绩材料; 3)拟分包工程内容、范围; 4)专职管理人员和特种作业人员的资格证、
上岗证。

一、工程建设监理的表格体系
4、报验申请表(A4) 5、工程款支付申请表(A5) 1)用于工程预付款支付; 2)申请工程进度款支付; 3)申请工程竣工结算款支付;
4)申请索赔费用支付:“费用索赔审批表” (B6)及有关资料。 …… ? 对应“工程款支付证书”(B3)。

一、工程建设监理的表格体系
6、监理工程师通知回复单(A6) ? 与“监理工程师通知单”(B1)配套使用。 7、工程临时延期申请表(A7) ? 对应“工程临时延期审批表”(B4)及
“工程最终延期审批表”(B5)。 8、费用索赔申请表(A8) 9、工程材料/构配件/设备报审表(A9) 10、工程竣工报验单(A10)

一、工程建设监理的表格体系
(二) 监埋单位用表(B类表 ) ? 共6个表(Bl~B6)。 1、监理工程师通知单(B1) 2、工程暂停令(B2) 3、工程款支付证书(B3) 4、工程临时延期审批表(B4)

一、工程建设监理的表格体系
5、工程最终延期审批表(B5) 6、费用索赔审批表(B6) (三) 各方通用表(C类表) 1、监理工作联系单(C1) 2、工程变更单(C2)

二、工程建设监理主要文件档案
(一)监理规划 (二)监理实施细则 (三)监理日志 ? 主要内容有: 1)当日材料、构配件、设备、人员安排的
情况; 2)当日施工的相关部位、工序的质量、进 度情况;材料使用情况;抽检、复检情况;

二、工程建设监理主要文件档案
3)当日发现的问题及处理情况; 4)当日进度执行情况;索赔 (工期、费用)
情况;安全文明施工情况; 5)有争议的问题,各方的相同和不同意见;协
调情况; 6)天气、温度对某些工序质量的影响以及采
取的措施与否; 7)承包单位提出的问题, 监理人员的答复等。

二、工程建设监理主要文件档案
(四)监理例会会议纪要 (五)监理月报
1)本月工程概况(施工基本情况介绍)。 2)本月工程进度分析:情况、措施、效果。 3)本月工程质量分析。 4)本月工程计量与工程款支付。 5)合同其他事项的处理情况:工程变更;工程延 期;费用索赔。 6)本月监理工作小结。

二、工程建设监理主要文件档案
(六)监理工作总结 1)工程概况; 2)监理组织机构、监理人员和投入的监理 设施; 3)监理合同履行情况; 4)监理工作成效; 5)施工过程中出现的问题及其处理情况和 建议; 6)工程照片。

〖作业(第六次)〗
6.1 试述建设工程施工合同的概念和特点。 6.2 简述《建设工程施工合同(示范文本)》
的组成。 6.3 试述构成建设工程施工合同的文件和优
先解释顺序。 6.4 引起索赔的因素有哪些?施工索赔应遵
循什么程序?


相关推荐

最新更新

猜你喜欢